Una carpeta compartida deja de estar disponible. Un equipo falla. Alguien elimina información por error. Una cuenta queda comprometida o un ataque cifra archivos necesarios para trabajar.
En ese momento, la pregunta importante no es si la empresa hacía copias de seguridad.
Es otra:
¿Podemos recuperar la información que necesitamos y cuánto tardaremos en volver a trabajar?
La pérdida de datos en una empresa no siempre significa que la información haya desaparecido definitivamente. También puede ocurrir que los datos sigan existiendo, pero el equipo no pueda acceder a ellos durante horas o días.
Y eso puede ser suficiente para detener una parte de la actividad.
Por eso, proteger la información no consiste únicamente en realizar copias. Hay que saber qué datos son importantes, cuánto tiempo puede funcionar la empresa sin ellos y cómo se recuperarían si mañana dejaran de estar disponibles.
¿Qué puede provocar una pérdida de datos en una empresa?
No hace falta sufrir un gran ciberataque para perder información o quedarse temporalmente sin acceso a ella.
Un borrado accidental, el fallo de un dispositivo, un problema en un servidor, una cuenta comprometida, una configuración incorrecta o un incidente de ciberseguridad pueden afectar a los datos de la empresa.
También puede producirse un problema durante una actualización, una migración o un cambio en la infraestructura.
Los escenarios son diferentes, pero tienen algo en común: la empresa deja de disponer de información que necesita para trabajar.
Y cuanto mayor sea la dependencia de sistemas y aplicaciones digitales, mayor puede ser el impacto.
¿Qué ocurre cuando los datos dejan de estar disponibles?
La consecuencia depende de qué información se haya perdido.
Puede que un empleado no pueda consultar determinados documentos. Pero también puede ocurrir que varios departamentos pierdan acceso al programa de gestión, a información de clientes, a pedidos, proyectos o archivos compartidos.
En ese caso, una incidencia tecnológica se convierte rápidamente en un problema operativo.
Puede provocar retrasos, tareas que no pueden completarse, atención al cliente más lenta, pérdida de productividad o procesos que directamente tienen que detenerse.
Por eso conviene diferenciar entre dos conceptos:
- perder definitivamente un dato y no poder acceder a él cuando se necesita.
Para una empresa, ambos escenarios pueden tener consecuencias importantes.
La primera pregunta: ¿qué datos necesita realmente la empresa para seguir trabajando?
No toda la información tiene la misma importancia.
Una carpeta con documentación histórica no tiene necesariamente la misma prioridad que la base de datos utilizada para gestionar los pedidos del día.
Por eso, antes de pensar en herramientas, conviene identificar qué información y sistemas son críticos para la actividad.
Por ejemplo:
- información de clientes
- documentación administrativa
- bases de datos
- programas de gestión
- proyectos y archivos compartidos
- correo electrónico
- información relacionada con producción, pedidos o facturación
Una vez identificados, la siguiente pregunta es más sencilla:
¿Qué ocurriría si mañana no pudiéramos acceder a ellos?
Este ejercicio permite establecer prioridades y diseñar la recuperación pensando en la actividad real de la empresa, no simplemente en almacenar grandes cantidades de información.
Tener una copia de seguridad no significa que el problema esté resuelto.
Este es uno de los puntos más importantes.
Una empresa puede tener copias y, aun así, encontrarse con dificultades cuando intenta recuperar sus datos.
La copia puede no incluir toda la información esperada. Puede ser demasiado antigua. Puede haberse producido algún error. Puede estar almacenada en un entorno afectado por la misma incidencia o puede existir sin que nadie haya comprobado cuánto tiempo se necesita para restaurarla.
Por eso, disponer de un sistema de copias de seguridad para empresas es una parte de la estrategia, pero no debería ser la única.
También hay que definir qué se copia, con qué frecuencia, dónde se conserva y cómo se recuperaría la información ante una incidencia.
Una copia que nunca se ha intentado restaurar ofrece menos garantías que una copia cuyo proceso de recuperación ha sido comprobado.
¿Cuántos datos puede permitirse perder tu empresa?
Esta pregunta ayuda a decidir con qué frecuencia deben realizarse las copias.
Imaginemos una empresa que modifica unos pocos documentos a lo largo de la semana. Ahora pensemos en otra que recibe pedidos, actualiza expedientes o genera nueva información continuamente.
Las necesidades son diferentes.
Si se realiza una copia una vez al día y ocurre una incidencia justo antes de la siguiente, podría perderse la información generada desde el último backup.
La pregunta útil no es, por tanto:
“¿Cada cuánto tiempo hay que hacer una copia?”
Sino:
“¿Cuánta información podemos permitirnos perder?”
Cuanto menor sea ese margen, mayor deberá ser la frecuencia o más exigente la estrategia de protección.
¿Cuánto tiempo puede estar la empresa sin esos datos?
Existe una segunda pregunta igual de importante.
Supongamos que la información está perfectamente respaldada y puede recuperarse.
¿Cuánto tardaremos?
No es lo mismo recuperar un archivo que restaurar una base de datos, un servidor o varios sistemas necesarios para que un equipo vuelva a trabajar.
Por eso la estrategia debe contemplar también cuánto tiempo puede permanecer detenido cada servicio o proceso.
Una empresa puede tolerar varias horas sin determinados archivos y, sin embargo, necesitar recuperar otros sistemas mucho antes.
Esto permite establecer un orden:
qué debe recuperarse primero, qué puede esperar y quién debe encargarse de iniciar el proceso.
¿Dónde están las copias?
También importa.
Si los datos originales y todas las copias dependen del mismo entorno, una única incidencia puede afectar a ambos.
Un fallo físico, un problema de seguridad o determinadas acciones maliciosas pueden comprometer los sistemas originales y, al mismo tiempo, dificultar el acceso a sus copias.
Por eso conviene valorar dónde se almacenan los backups y qué separación existe respecto a los sistemas que están protegiendo.
Dependiendo de la infraestructura pueden utilizarse diferentes sistemas y ubicaciones.
El objetivo es evitar que el mismo incidente que provoca la pérdida de acceso a los datos elimine también las posibilidades de recuperarlos.
¿Los datos que están en la nube necesitan protección?
Trabajar en la nube no significa automáticamente que la empresa tenga resuelta cualquier situación de pérdida o recuperación de información.
Servicios como Microsoft 365 disponen de sus propios mecanismos de disponibilidad, conservación y recuperación, pero eso no sustituye la necesidad de conocer qué información debe proteger la empresa y qué ocurriría ante diferentes escenarios.
Un borrado accidental, la modificación de un archivo, una cuenta comprometida o la necesidad de recuperar información antigua no son exactamente el mismo problema.
Si la empresa utiliza Microsoft 365, conviene analizar qué información se almacena en el entorno, qué opciones de recuperación existen y si responden a las necesidades reales del negocio.
La idea importante es sencilla:
tener información en la nube y disponer de una estrategia de recuperación no son necesariamente lo mismo.
Pérdida de datos y ciberseguridad también están relacionadas
No todas las pérdidas de datos se deben a un ciberataque, pero determinados incidentes de seguridad pueden afectar directamente a la disponibilidad de la información.
Un ransomware puede cifrar archivos. Una cuenta comprometida puede permitir eliminar o modificar información. Un acceso indebido puede afectar a sistemas utilizados por la empresa.
Por eso las copias también forman parte de una estrategia más amplia de ciberseguridad para empresas.
Pero incluso en este escenario, tener backup no basta por sí solo.
Hay que determinar si la copia está disponible, si contiene una versión válida de los datos, si también se ha visto afectada por la incidencia y cómo debe realizarse la recuperación de forma segura.
La prueba que no conviene dejar para el día de la incidencia
Hay una forma bastante directa de saber si una copia puede recuperarse: intentar recuperarla.
Que un sistema indique que el backup se ha completado correctamente es una señal positiva, pero no sustituye una prueba de restauración.
Dependiendo de la infraestructura, puede comprobarse recuperando determinados archivos, carpetas o realizando pruebas más completas.
Lo importante es confirmar tres cosas:
que la información esperada existe, que puede recuperarse y que sabemos cómo hacerlo.
Experiencia Gastecom: aquí incorporaría una observación real del equipo técnico sobre qué comprueban cuando revisan el sistema de copias de una empresa o algún problema que hayan encontrado en copias que aparentemente se estaban realizando correctamente.
Esta es precisamente una de las partes en las que más valor puede aportar la experiencia técnica de Gastecom frente a un artículo genérico sobre backups.
¿Cuánto tardaría tu empresa en volver a trabajar?
Esta pregunta resume buena parte del problema.
Dos empresas pueden disponer de una copia de toda su información y encontrarse en situaciones completamente diferentes ante una incidencia.
Una sabe dónde está la copia, qué debe recuperar primero, quién tiene que hacerlo y cuánto puede tardar.
La otra sabe simplemente que “se hacen backups”.
Las dos tienen copias.
No tienen la misma capacidad de recuperación.
Por eso es útil disponer de un procedimiento claro que establezca, al menos, qué sistemas son prioritarios, quién debe actuar, dónde se encuentran las copias y qué pasos hay que seguir para recuperar la actividad.
5 señales de que deberías revisar cómo proteges tus datos
Hay situaciones en las que merece la pena revisar la estrategia de protección y recuperación:
- No sabes exactamente qué información se está copiando.
Puede existir un backup sin que incluya todos los datos importantes para el negocio. - Nunca se ha realizado una prueba de recuperación.
Sabes que se generan copias, pero no qué ocurriría si mañana tuvieras que utilizarlas. - Las copias dependen del mismo entorno que los datos originales.
Una misma incidencia podría afectar a ambos. - Nadie sabe quién debe actuar si se pierden datos.
La falta de un procedimiento aumenta el tiempo necesario para reaccionar. - La infraestructura ha cambiado, pero la estrategia de copias no.
Nuevas aplicaciones, servicios cloud, servidores o formas de trabajar pueden hacer que una configuración antigua haya dejado de cubrir las necesidades actuales.
Prepararse para recuperar es tan importante como hacer copias
La pérdida de datos en una empresa no debería analizarse únicamente desde la pregunta “¿tenemos backup?”.
Hay otras preguntas igual de importantes:
¿Qué estamos protegiendo?
¿Cuánto dato podemos permitirnos perder?
¿Cuánto tiempo podemos estar sin él?
¿Dónde están las copias?
¿Hemos comprobado alguna vez que podemos recuperarlas?
Responder a estas preguntas permite pasar de simplemente almacenar copias a disponer de una verdadera estrategia de recuperación.
En Gastecom ayudamos a empresas a proteger sus sistemas y su información mediante soluciones de copias de seguridad para empresas y servicios de ciberseguridad, adaptados a la infraestructura y necesidades de cada organización.
Si no tienes claro qué ocurriría si mañana tu empresa perdiera el acceso a sus datos, puedes contactar con Gastecom para revisar la situación y valorar qué medidas necesitas para proteger y recuperar tu información.
